Pandemi Ubah Konsep Ruang Kantor, Jadi Seperti Apa?
Ilustrasi oleh Disrupto
Semenjak pandemi, banyak hal yang telah berubah. Apalagi selama kita harus melakukan pembatasan mobilitas sehingga harus bekerja dari rumah. Rumah seolah harus disulap menjadi ruang kantor yang mumpuni untuk menjaga produktivitas kerja. Lalu bagaimana nasib ruang-ruang kantor yang ada? Apakah ruang kantor tidak lagi dibutuhkan?
Perubahan Fungsi Ruang Kantor
Berdasarkan pengamatan Vega Technology Indonesia, sebuah perusahaan teknologi yang fokus pada perangkat AV/IT (Audio Visual/Information Technology), konsep ruang kantor yang besar jadi pertimbangan untuk para pebisnis selama para karyawan harus bekerja di rumah. Ruang-ruang rapat jarang digunakan karena setiap karyawan harus menjaga jarak dan rapat sekarang bisa dilakukan secara daring. Luas ruang kantor dibuat lebih kecil dengan format open collaboration. Bahkan ruang kerja dan rapat tidak lagi dibedakan.
Image courtesy of Vega Technology Indonesia
Dalam arti kata lain, pandemi mengubah kebiasaan bekerja dari kantor, mengubah struktur desain, fungsi ruang, serta flow bekerja. Adanya perubahan tersebut pun mendorong penggunaan perangkat teknologi canggih yang bisa merespon situasi krisis yang ada.
Perangkat Di Dalam Kantor Harus Efektif Dan Efisien
Perubahan konsep ruang kantor dititikberatkan pada efisiensi dan efektivitas. Semua perangkat, perlengkapan, dan peralatan yang ada di ruang kantor harus simple sehingga dapat mendorong efisiensi waktu dan efektivitas pekerjaan. Cloud system juga berperan penting dalam perubahan fungsi ruang kantor. Semua data dan dokumen dianjurkan untuk berada dalam satu centralized-system sehingga apabila ada karyawan yang terpapar Covid-19, atau kendala lain, pekerjaannya tetap dapat dikerjakan oleh anggota tim lain. Integrasi sistem data adalah kunci utama untuk membuat ruang kerja menjadi lebih kondusif dan fungsional.
Tren Masa Depan Ruang Kantor
Menurut Business Manager Vega Technology Indonesia, Peter Eduard Mozart Santoso, bicara mengenai masa depan sekarang para pelaku bisnis sudah harus menyiapkan strategi untuk menyediakan ruang kantor yang dinamis. Pelajaran penting dari pandemi adalah bahwa di masa depan, krisis seperti ini mungkin saja akan terjadi. Oleh sebab itu, ruang kantor harus dibuat menjadi ruangan yang aman untuk seluruh karyawan.
Photo by ThisIsEngineering from Pexels
Jika melihat dari sisi karyawan, saya pasti berharap perusahaan mementingkan keselamatan karyawannya dengan mengutamakan kesehatannya. Maka, perlengkapan dan peralatan yang dapat mendukung keselamatan dan kesehatan sehingga dapat bekerja dengan nyaman dan aman, perlu dipersiapkan secara maksimal. Sementara itu dari sisi perusahaan, harus menyiapkan solusi jangka panjang berupa penerapan sistem hybrid. Salah satunya dengan penerapan teknologi untuk ruang kantor yang lebih dinamis.” jelas Peter.
Di masa depan, data analytic memegang peranan penting dalam pembuatan keputusan. Seperti di kondisi pandemi saat ini, statistik menentukan situasi sedang dalam keadaan baik atau tidak. Jadi, setiap perusahaan diyakini perlu memiliki orang-orang yang dapat mengolah data tersebut. Selain itu, Artificial Intelligence (AI), robotik, dan machine learning juga akan sangat bermanfaat dan lebih banyak digunakan dalam ruang kantor. Akan ada banyak perusahaan yang menggantikan beberapa tugas sederhana karyawan untuk berada di dalam ruang kantor dengan kecanggihan AI. Jadi karyawan dapat lebih produktif untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih penting & krusial di rumah. Ini tentu saja dalam rangka mencegah terjadinya penyebaran penyakit di dalam kantor.
Sementara itu, desain interior ruang kantor dapat diintegrasikan dengan penerapan machine learning supaya mesin bisa mengurangi sentuhan-sentuhan yang mungkin menjadi faktor penyebaran penyakit. Contohnya adalah sensor pintu yang bisa terintegrasi dengan perangkat smartphone karyawan. Jadi setiap kali karyawan hendak masuk kantor, sensor pintu sudah terjadwal kapan akan terbuka sesuai karyawan datang.
Oleh sebab itu, dibutuhkan perangkat sistem kerja yang all-in-one. Sistem yang terintegrasi tentunya memudahkan pekerjaan setiap orang. Tidak hanya Cloud System tapi juga platform yang bisa digunakan untuk rapat, seperti Video Conference, Instant Messaging dan aplikasi pengelolaan pekerjaan bagi perusahaan. Sistem yang terintegrasi merupakan pondasi untuk perusahaan berkembang. Bahkan jika memugkinkan, semua perangkat teknologi tersebut harus bisa kompatibel untuk dioperasikan langsung dari smartphone seluruh karyawan.